نموذج محضر اجتماع مجلس الإدارة بالعربية، وكيف يُملأ

لماذا لا تكون النسخة العربية ترجمةً للإنجليزية

المجلس الذي يتداول بالعربية ثم يودع محضراً مترجماً عن مسوّدة إنجليزية قد أنتج سجلّاً لاجتماع لم يقع بتلك الألفاظ. فالقرار اعتُمد بالعربية بصياغة بعينها صوّت عليها الأعضاء، وهي الصياغة التي سيُطلب من القارئ تفسيرها لاحقاً. وترجمتها بعد ذلك تُدخل نصّاً ثانياً له في الظاهر السلطة نفسها، دون سبيل لمعرفة أيّهما وافق عليه المجلس فعلاً.

والقاعدة العملية أن تُصاغ الوثيقة بلغة المداولة، وتُترجم لمن يحتاجها، مع بيان واضح لأي النسختين هي السجلّ. وإن نصّت وثائقكم التأسيسية على لغة للسجلّات الرسمية فذلك يحسم الأمر، وتصبح النسخة الأخرى نسخة مجاملة.

وهذا يحسم كذلك مسألة تنسيقية معتادة. فالمحضر العربي يُكتَب من اليمين إلى اليسار، والترقيم الذي يستقيم لقارئ عربي هو سلسلة أولاً وثانياً وثالثاً للأقسام الرئيسة، لا 1 و2 و3 منقولةً عن نموذج إنجليزي.

الأسطر الأربعة التي تحسم صمود السجلّ

سطر النصاب. اكتبوا عدد الحاضرين مقابل العدد المطلوب، وسمّوا النصّ الذي جاء منه المطلوب. فعبارة «اكتمل النصاب» وحدها ادّعاء، والجملة نفسها ومعها الحساب بيّنة. والقرار المتّخذ دون نصاب مكشوف من جهة النصاب مهما كان موضوعه، والمحضر هو موضع إثبات ذلك أو تركه محلّ جدل.

صياغة القرار. أثبتوا القرار بالألفاظ التي اعتُمد بها لا بخلاصة عنها. فالخلاصة فعل صياغة ثانٍ يقوم به أمين السرّ بعد التصويت، والمجلس لم يصوّت عليه. وإن عُدّلت الصياغة في الجلسة فأثبتوا المعدَّلة وقولوا إنها عُدّلت.

الإفصاح عن المصلحة. دوّنوا الإفصاح، والبند الذي يخصّه، وما فعله العضو بعده: انسحب، أو بقي ولم يصوّت، أو بقي وصوّت. والأخير قد يكون سائغاً وقد لا يكون، وعلى المحضر أن يقول أيّها وقع لا أن يترك فراغاً يملؤه القارئ.

سطر الاعتماد في الذيل. فالمحضر مسوّدة حتى يعتمده المجلس، وذلك عادةً في الجلسة التالية. قولوا متى اعتُمد وفي أي جلسة. والمحاضر غير المؤرّخة وغير المعتمَدة وهي تتداول كأنها نهائية أشيع خلل في ملفّ المجالس.

ما يُترك خارج المحضر

المحضر سجلّ لما فعله المجلس لا نصّ لما قيل فيه. اتركوا من تكلّم أولاً، ومن كان مقنعاً، ونبرة النقاش، وأي وصف لعضو. فالمحضر الذي يورد المواقف دون أن ينسب البلاغة أقصر وأسلم.

واتركوا الورقة نفسها خارج المتن. أشيروا إليها بعنوانها وتاريخها ونسختها وأرفقوها بالملفّ، فلصق تقرير مالي في المتن يُطيل المحضر، ويجعل النسخة ملتبسة، ويدفن القرار.

ولا تتركوا بنداً لأنه كان محرجاً. فالبند الغائب أظهر في ملفّ المجلس من البند الصعب، والبند المثبت بعبارة «أُجّل ولم يُتّخذ فيه قرار» سجلٌّ كامل.

كيف يتعامل ميثاق مع ذلك

يبني ميثاق المحضر من الجلسة لا من وثيقة فارغة. فالحضور والنصاب يُحسبان ممّن أُثبت حضوره، فيحمل سطر النصاب حساباً لا ادّعاءً. وتُدخَل القرارات وأصواتها وقت اتّخاذها وتظهر في المحضر بالصياغة المعتمَدة. وتحمل المهام مالكاً وتاريخ استحقاق وتُرحَّل إلى جدول الأعمال التالي تلقائياً. وتُنتَج الوثيقتان العربية والإنجليزية من السجلّ نفسه، والتصدير ملفّ PDF بهوية الجهة.