كيف تعقد اجتماع مجلس إدارة بلا ورق في سلطنة عُمان

أمران مختلفان يُسمّيان «بلا ورق»

قد يعني الاجتماع بلا ورق اجتماعاً يجلس فيه الجميع في القاعة ويقرؤون من الشاشات، أو اجتماعاً يشارك فيه الأعضاء من أماكن مختلفة عبر الاتصال المرئي. والأول تغيير في الأدوات ولا يحتاج إلى سند قانوني خاص، أمّا الثاني فيغيّر طريقة انعقاد الاجتماع، ويضع القانون العُماني له شروطاً. فحدّدوا أيّهما تقصدون قبل كتابة ضوابط المجلس، لأن معظم المخاطر في الثاني.

ما تقوله القواعد عن الاجتماع بالاتصال المرئي

تنصّ المادة 191 من قانون الشركات التجارية: «يجوز بإجماع الأعضاء أن يعقد مجلس الإدارة اجتماعاته باستخدام وسائل الاتصال المناسبة التي تتيح الاتصال الشفهي والمرئي المتزامن بين الأعضاء – دون حضورهم في مكان واحد – وبشرط أن يتمكن أمين سر المجلس من التعرف عليهم وتدوين ما يتم مناقشته». والإجماع هو الشرط الذي يُنسى: فاعتراض عضو واحد يُبقي ذلك الاجتماع في القاعة.

وتضيف أدوات الحوكمة شروطها. ففي شركات المساهمة المقفلة تجيز المادة 22 من القرار الوزاري 5/2025 الاجتماع عبر وسائل الاتصال الحديثة «شريطة ضمان قدرة أمين سر مجلس الإدارة على رؤية جميع الأعضاء وسماعهم والاحتفاظ بنسخة من تسجيل الاجتماعات المنعقدة بواسطة وسائل الاتصال الحديثة ومشاركتها مع الوزارة والجهات القضائية إن طلب منه ذلك». وفي الشركات التي تمتلك الحكومة فيها حصصاً تجيز المادة 37 من القرار 132/2021 الأمر نفسه «شريطة ضمان قدرة أمين السر على رؤية وسماع جميع أعضاء مجلس الإدارة»، وتطلب من المجلس وضع ضوابطه، ولا تضيف واجب التسجيل. وفي الشركات المدرجة يحدّ الميثاق الاجتماعات المرئية والمشاركة عن بُعد باجتماعين في السنة.

وعملياً: اكتبوا ضوابط للمجلس تسمّي المنصّة، وطريقة التحقّق من الهوية، ومن يسجّل، وأين يُحفظ التسجيل وإلى متى، وماذا يحدث إن انقطع الاتصال أثناء التصويت.

الطريقة خطوة بخطوة

أولاً: أصدِروا الحزمة بمهلة الورق نفسها. ففي الشركات المدرجة والمقفلة والتي تمتلك الحكومة فيها حصصاً على السواء يُرسَل جدول أعمال الاجتماع الدوري قبل سبعة أيام عمل على الأقل. فأصدِروا الحزمة كاملة عبر البوابة في ذلك اليوم وسجّلوا من أقرّ باستلامها. ثانياً: دعوا الأعضاء يعلّقون. فالملاحظات الخاصة على الورقة تحلّ محلّ التعليقات في الهوامش التي كانت تغادر القاعة في حقيبة، وينبغي أن تبقى خاصة بالعضو الذي كتبها.

ثالثاً: اعملوا من السجلّ داخل الاجتماع. أثبتوا الحضور في النظام عند وصول الأعضاء، وسجّلوا تعارض المصالح المصرَّح به مقابل البند، وخذوا الأصوات في النظام فتُلتقط الأسماء مرة واحدة. رابعاً: اكتبوا مسودة المحضر من ذلك السجلّ في اليوم نفسه، وعمّموها إلكترونياً، والميثاق يمنح الشركات المدرجة سبعة أيام عمل للمسودة وثلاثين للنسخة النهائية. خامساً: الاعتماد والتوقيع. سادساً: احفظوا الملف مع الأوراق التي رآها المجلس فعلاً في مكان تتحكّمون به طوال المدة التي تقتضيها قاعدة الحفظ لديكم.

الخطوة التي تبقى شكلية: المحضر الموقَّع

تنصّ المادة 194 من قانون الشركات التجارية على أن المحضر يوقّع عليه الأعضاء الذين حضروا الاجتماع وأمين السر، وتطلب أدوات الحوكمة من الشركة حفظ النسخ الأصلية الموقّعة من المحاضر. أمّا هل يستوفي التوقيع الإلكتروني هذا الشرط في شركتكم فمسألة قانونية لا نجيب عنها هنا. وتسلك مجالس كثيرة طريقاً وسطاً: كل ما قبل الاعتماد إلكتروني، ثم يُطبع المحضر المعتمد ويُوقَّع ويُمسح ضوئياً إلى البوابة، فتوجد النسخة الأصلية والنسخة القابلة للبحث معاً. فاسألوا مستشاركم أيّ الطريقين يناسب شركتكم، واكتبوه في ضوابط المجلس.

ما الذي يتغيّر لأمين السر، وما الذي يفعله ميثاق

يتوقف أمين السر عن الجمع والنسخ والإرسال، ويصرف ذلك الوقت على السجلّ. وفي ميثاق تُجمع الحزمة بأوراقها مجلّدة خلف بنود جدول الأعمال، وتصدر مع إقرار استلام لكل عضو، ويُعاد إصدارها تعديلاً إن تغيّرت ورقة. ويمكن التعليق على الأوراق ووضع علامة مائية عند تنزيلها وتتبّعها في سجلّ اطّلاع. ويُلتقط الحضور والتصويت وتعارض المصالح أثناء الاجتماع، وتُكتب مسودة المحضر من ذلك السجلّ وتُحفظ نسخها، ويُقفل المحضر المعتمد عند الاعتماد. ويمكن كذلك تسجيل الاجتماع في المتصفح وحفظه في ملف الاجتماع.