برنامج محاضر المجلس: نسخ متتبَّعة واعتماد وتعديلات مضبوطة

كل حفظ نسخة، باللغتين

في كل مرة يحفظ فيها أحدٌ المحضر يحتفظ ميثاق بالنص العربي كاملاً والنص الإنجليزي كاملاً، ومن حفظ ومتى. ويُحفظ الأصل العربي بالعناية نفسها التي يُحفظ بها الإنجليزي، لأن النص العربي في مجلس يتداول بالعربية هو النص الذي اعتمده المجلس.

ويستطيع عدّة أشخاص العمل على المحضر نفسه. ويحمل كل حفظ بصمة النص الذي بدأ منه المحرّر، فإن حفظ غيره في الأثناء رُفض الحفظ وخُزّن النص المرفوض نسخةَ تعارض، فلا يُكتب فوق عمل أحد ولا يضيع عمل أحد. ويستطيع مسؤول الجهة كذلك أن يسمح لأعضاء المجلس بتصحيح نص محاضر اجتماعات مجلسهم، دون منحهم صلاحية على التاريخ أو جدول الأعمال أو الحضور.

مسودة أولى من الاجتماع نفسه

للمسودة طريقان. يستطيع أمين السر لصق نص مفرَّغ، كالذي يُصدَّر من Zoom أو Teams، فيعيد المساعد ملخّصاً، والقرارات بنتائجها، والمقترحات بمقدّمها ومؤيّدها ونتيجة التصويت عليها، والإجراءات بمسؤول وتاريخ استحقاق. أو يستطيع تسجيل الاجتماع في المتصفح وحفظ التسجيل مع الاجتماع، فيفرّغ ميثاق الصوت العربي ويصوغ المحضر وفق جدول الأعمال.

ولا تُحفظ المسودة محضراً أبداً، بل يراجعها أمين السر في محرّر المحضر ويحفظها هناك. وقبل ذلك يفحص ميثاق كل جملة تسجّل قراراً (تقرر، تمت الموافقة، اعتمد) مقابل أسطر النص المفرَّغ حول الوقت الذي تستشهد به، فإن لم تُظهر تلك الأسطر المجلس وهو يتّخذ القرار رأى أمين السر تنبيه «راجِع هذا مقابل التسجيل». ووُجد هذا الفحص لأن النموذج قد يحوّل قول عضو واحد «موافق» إلى قرار للمجلس.

ويرسل تفريغ التسجيلات صوت المجلس إلى Google Gemini، ولذلك يبقى متوقفاً حتى يسجّل مسؤول الجهة داخل المنتج أن المفتاح على مشروع Google مدفوع وأن المجلس يسمح بالمعالجة. والمجلس الذي يُبقي الذكاء الاصطناعي على نقطة نهاية خاصة به لا يستطيع استخدامه أصلاً.

الاعتماد، ثم قفل يفرضه الخادم

حين يعتمد الرئيس المحضر لا يكون القفل زرّاً مخفياً، بل إن معالج الحفظ نفسه يرفض التغيير، فلا يستطيع طلب مباشر إعادة كتابة محضر معتمد. وقبل الاعتماد يرى الرئيس بالضبط ما تغيّر بين المسودة المعمّمة والنص المطروح، أو يتأكّد أن شيئاً لم يتغيّر فيعتمد المسودة كما عُمّمت.

وتخضع التعديلات بعد الاعتماد لخمسة ضوابط: التعديل سجلّ لا تحرير، ولا يعتمده من اقترحه، ويجب أن يكون المعتمِد ممّن يحقّ لهم توقيع المحضر، ويُحسب الفرق وقت الاقتراح فيرى المعتمِد المقارنة التي ستُطبَّق، ثم يُعاد اعتماد المحضر المعدَّل بتوقيع المعتمِد ولا يرث التوقيع الأصلي.

التصدير: PDF للسجلّ، وWord للمسودة

السجلّ الموقَّع ملف PDF بالعربية أو الإنجليزية، يُرسَم بمحرّك متصفح فتتصل الحروف العربية وتُقرأ من اليمين إلى اليسار. ولأمين السر الذي ما زال يعمّم مسودة يعلّق عليها الأعضاء في Word، يصدّر ميثاق كذلك ملف .docx قابلاً للتحرير تُكتب فيه العربية مقاطعَ من اليمين إلى اليسار. ويُبنى ملف Word على الخادم دون Microsoft Office أو LibreOffice، فلا يحتاج النشر الذاتي إلى برنامج إضافي من أجله.