التوقيع الإلكتروني للمجالس ببصمة الوثيقة وسجلّ تدقيق

مظروف يُوقَّع بالترتيب

ينشئ أمين السر مظروفاً بعنوان، وملف PDF المراد توقيعه، وقائمة بالموقّعين بالترتيب. ولا يملك رابطاً فعّالاً إلا الموقّع الحالي، ويُرسَل رابط التالي بعد أن يوقّع الحالي. ويستطيع الموقّع الاعتذار مع ذكر السبب فيتوقف المظروف، ويستطيع أمين السر إلغاء موقّع، ويمكن أن يحمل المظروف وقت انتهاء لا يستطيع أحد التوقيع بعده.

وروابط التوقيع رموز عشوائية من 32 حرفاً فلا تُخمَّن، ويتوقف كل منها عن العمل بمجرد استخدامه أو إلغائه. وحين يوقّع آخر الموقّعين يكتمل المظروف ويمكن تنزيل ملف PDF بسجلّه.

البصمة تربط التوقيع بملف واحد بعينه

عند إنشاء المظروف يحسب ميثاق بصمة SHA-256 لملف PDF، فإن ذكر الطالب بصمةً لا تطابق الملف رُفض المظروف. ويحمل كل قيد توقيع في سجلّ التدقيق البصمة نفسها، فيبيّن السجلّ أن كل موقّع وقّع البايتات ذاتها.

وفي العقود القاعدة أشدّ: لا يُرسَل العقد للتوقيع إلا من نسخته المعتمدة الحالية، ويجب أن يغطّي الاعتماد تلك النسخة، وأن تكتمل كل خطوات الاعتماد، وأن تطابق بصمة ملف PDF البصمة التي رآها المعتمِدون. فالعقد الذي عُدّل بعد اعتماده لا يُرسَل للتوقيع على الاعتماد القديم.

اعتماد المحضر فعل منفصل وأبسط

لا يحتاج محضر المجلس إلى مظروف. فالرئيس يعتمده من صفحة الاجتماع بتوقيع محفوظ، ويسجّل الاعتماد من وقّع ومتى ويقفل المحضر على الخادم. وتشرح صفحة ميزة المحاضر كيف يعيد التعديل فتح هذا القفل تحت الضبط.

ما لا ندّعيه

هذا توقيع باسم مكتوب مع سجلّ تدقيق، وليس توقيعاً إلكترونياً معتمداً مسنوداً بشهادة حكومية أو ببطاقة هوية وطنية، ولا يقدّمه ميثاق على أنه كذلك. وقد تحتاج بعض الوثائق، كالإيداعات لدى سجلّ رسمي أو المحرّرات التي يوجب القانون توقيعها بشكل معيّن، إلى طريقة أخرى. فاسألوا مستشاركم القانوني أيّ وثائقكم يناسبها هذا التوقيع، واستخدموه لها.